Tietosuojaseloste

Tässä tie­to­suo­ja­se­los­tees­sa kerromme, miten Helsingin sopimus- ja lakipalvelut HSLP Oy:n asiakasorganisaatioiden edustajien henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, vi­ran­omais­oh­jeis­tuk­sen ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Henkilötietoja on tarpeen käsitellä asiakkaan toimeksiannon hoitamisessa, asiakaspalvelussa sekä asiakasviestinnässä. Huolehdimme asiakkaan edustajan tietojen asianmukaisesta suojaamisesta.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
‍
Helsingin sopimus- ja lakipalvelut HSLP Oy

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: tietosuoja@so­pi­mus­ja­la­ki­pal­ve­lut.fi

Tiedot joita keräämme ja käsittelemme

Toimeksiantoihin liittyvät asiakkaan henkilötiedot

Yritysasiakkaan tai muun organisaation edustajasta kerätään seuraavat tiedot: nimi, yhteystiedot, tehtävänimike ja henkilön edustaman organisaation nimi.

Keräämme asiakasorganisaation toimeksiannon hoitamista varten tarpeelliset henkilötiedot ensisijaisesti organisaation edustajalta itseltään. Lisäksi tietoja voidaan tarvittaessa hankkia viranomaisilta, luot­to­tie­to­yh­tiöil­tä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Edellä mainittujen tietojen lisäksi voimme kerätä myös muita tietoja organisaation edustajasta tämän suostumuksella.

Verkkosivuston kautta tapahtuvat yhteydenotot sekä sivustovierailuista kerättävät tiedot

Organisaation edustaja voi ottaa yhteyttä verkkosivustomme yh­tey­den­ot­to­lo­mak­keen kautta. Tässä yhteydessä henkilöstä kerätään mm. seuraavat tiedot: nimi ja sähköpostiosoite sekä muut henkilön vapaaehtoisesti antamat tiedot. Tiedot saadaan yh­tey­den­ot­to­lo­mak­keen täyttävältä henkilöltä itseltään. Lisäksi tallennamme viestin lähettämisen ajankohdan (päivämäärä ja kellonaika).

Verkkosivustollamme käytetään evästeitä (eng. cookies), joiden tarkoituksena on kerätä kävijätilastoa verkkosivustolla vierailuista kuten kellonaika ja päivämäärä sekä käyntien lukumäärä.

Evästeiden avulla keräämme tilastollisten tietojen lisäksi seuraavia tietoja: verkkosivustolla vierailijan käyttöjärjestelmä, käytetty verkkoselain sekä IP-osoite.

Voit halutessasi estää evästeiden käytön kieltämällä evästeet evästeikkunassa. On kuitenkin hyvä tietää, että osa evästeistä on välttämättömiä verkkosivuston virheettömän toiminnan kannalta.

Verk­ko­si­vus­to­vie­rai­lus­ta kertyneitä tietoja ei yhdistetä muihin asiakkaan henkilötietoihin. Evästeitä ei hyödynnetä mai­non­tatar­koi­tuk­siin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Toimeksiannon hoitamisen osalta henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lakipalvelujen tarjoaminen asiakasorganisaatiolle, jonka kanssa olemme tehneet tätä koskevan toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sen. Toimeksiantoa varten kerättäviä organisaation edustajan tietoja käytetään ainoastaan toimeksiannon hoitamiseen eli toi­mek­sian­to­so­pi­muk­sen täytäntöönpanemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Lisäksi organisaation edustajan henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on tarpeen lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi esim. kirjanpitoon liittyen.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös oikeutettujen etujemme perusteella palvelujemme kehittämiseen liittyen, tai niitä voidaan käsitellä organisaation edustajan erikseen tiettyyn käsittelytarkoitukseen antaman suostumuksen perusteella.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme asiakasorganisaation edustajan tietoja niin kauan kuin on tarpeen tietojen käyttötarkoituksen perusteella. Myös rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet mm. kirjanpitoaineiston säilyttämisen osalta edellyttävät asiakastietojen säilyttämistä tietyn määräajan. Toimeksiantoon liittyvät asiakastiedot poistetaan, kun kyseiseen toimeksiantoon tai asiakassuhteeseen liittyvä kanne- ja reklamaatioaika on kulunut umpeen (pääsääntöisesti kolmen vuoden kuluttua toimeksiannon päättymisestä).

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Huolehdimme toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei henkilörekisterissä säilytetä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Evästeiden säilytysaika riippuu evästeen tyypistä. Istuntokohtaiset evästeet vanhenevat, kun selain suljetaan. Pysyvien evästeiden voimassaoloaika voi vaihdella. Voit poistaa evästeet milloin tahansa käyttämäsi selaimesi asetuksista. Säilytämme verkkosivustollamme vierailijan IP-osoitteen sisältävät lokitiedot yhden kuukauden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.

Tietojen luovuttaminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Keräämiämme henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille kuten viranomaisille, ellei pakottava lainsäädäntö tai viranomaisen määräys velvoita meitä niin tekemään.

Voimme siirtää henkilötietoja pal­ve­lun­tar­joa­jil­lem­me, jotka toimivat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä ja joita hyödynnämme tietojen keräämisessä, tallentamisessa ja käsittelyssä. Velvoitamme palveluntarjoajamme sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta sekä voimassa olevan tie­to­suo­ja­lain­sää­dän­nön noudattamisesta.

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli toimeksiannon hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä EU:n tai ETA:n ulkopuolella, varmistamme että se tapahtuu tie­to­suo­ja­lain­sää­dän­nön edellyttämällä tavalla.

Emme jaa evästetietoja sosiaalisen median tai mainosalan toimijoille.

Tietojen suojaaminen

Käytämme teknisiä ja organisatorisia tie­to­tur­va­rat­kai­su­ja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudettomalta pääsyltä tietoihin. Henkilötietoja säilytetään palomuurilla suojattuina turvallisessa palvelinsalissa, johon pääsy on rajoitettu kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Henkilötiedot varmuuskopioidaan, joten ne ovat palautettavissa tarvittaessa. Tietoturvan taso auditoidaan säännöllisesti.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain erikseen määritellyt henkilöt, joilla on työnsä puolesta tai sopimuksen perusteella oikeus käsitellä henkilötietoja, ja jotka tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo sa­las­sa­pi­to­vel­vol­li­suus. Ohjeistamme ja velvoitamme sopimusten avulla käyttämämme palveluntarjoajat käsittelemään henkilötietoja lain ja hyvien tie­to­suo­ja­käy­tän­tö­jen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Asiakasorganisaation edustajana sinulla on oikeus saada nähtäväksi asiakasrekisteriin sinusta tallennetut tiedot, sekä oikeus saada virheelliset tai vanhentuneet tiedot korjatuiksi tai poistetuiksi.

Voit vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä val­von­ta­vi­ran­omai­sel­le (Tie­to­suo­ja­val­tuu­tet­tu, https://tietosuoja.fi/etusivu.)

Rekisterinpitäjä ryhtyy välittömästi pyynnön esittäjän tunnistettuaan tarvittaviin toimiin täyttääkseen pyynnön, mikäli se on perusteltu.

Tämän kohdan mukaiset pyynnöt ja tiedustelut voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen: tietosuoja@so­pi­mus­ja­la­ki­pal­ve­lut.fi

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palvelujemme kehittäminen sekä tietosuojaa koskevan lainsäädännön tai oikeuskäytännön muutokset voivat edellyttää tämän tietosuojaselosteen päivittämistä aika ajoin. Ilmoitamme tietosuojaselosteen mahdollisista päivityksistä verkkosivullamme.